Pokyčių vadovui būtinos ne tik metodinės pokyčių valdymo žinios, bet ir asmeninės lyderystės, gebėjimo komunikuoti visuose organizacijos lygiuose, stiprios prognozavimo, rizikų vertinimo kompetencijos, siekiant bet kuriame etape gebėti žvelgti kelis žingsnius į priekį bei numatyti, kaip organizacijos vidiniai veiksmai gali paveikti pokyčio rezultatus arba kaip lygiagrečiai vykstantys pokyčiai įtakos projekto įgyvendinimą. Be projektų valdymo kompetencijų, įvaldytų planavimo ir kontrolės mechanizmų tai sunkiai pasiekiama.
Kodėl projektai neatneša lauktos ir planuotos naudos?
Tiek projektų valdymas, tiek pokyčių valdymas yra būtinosios kompetencijos įgyvendinant organizacijų projektus, nes kiekviena iš jų prisideda prie laukiamų pokyčių projektų naudų pasiekimo. Šios dvi individualios procesų valdymo struktūros turi ne tik veikti integraliai, bet ir papildyti viena kitą, kad maksimaliai greitai būtų pasiekti harmoningi ir veiksmingi rezultatai organizacijos mastu. Tik suderinus gali būti užtikrinta koordinuota ir veiksminga pažanga, apimanti sisteminius organizacijų pokyčius. Šių disciplinų kompetencijas gali turėti sukaupęs vienas žmogus, tačiau daugeliu atvejų pokyčių ir projektų vadovai turėtų būti dvi skirtingos formalios pozicijos darniai veikiančioje pokyčių įgyvendinimo metu.
Paimkime tipinį pavyzdį, programinės įrangos kūrimo ir diegimo įmonėje projektą. Įprastai šiai užduočiai vadovauti bus paskirtas IT padalinio projektų vadovas. Jis drauge su to paties ar kelių padalinių dedikuota projekto komanda planuoja ir kontroliuoja faktinį kūrimą ir įgyvendinimą, jei reikia pasitelkia išorės partnerius, bendrauja su suinteresuotomis šalimis, kad projekto rezultatai atitiktų jų lūkesčius, komunikuoja apie pažangą. Pačio projektų valdymo kokybė tipiškai užtikrinima vidine IT padalinio kontrole. Brandesnėse organizacijos prie šios funkcijos prisideda projektų valdymo tarnyba (PMO).
Tokio tipo iniciatyvose atsakingo projektų vadovo svarbiausia užduotis yra nusimatyti techninius reikalavimus, infrastruktūrą, terminus bei biudžetą. Jo veikla vertinama gerai, jei sukuriamas suinteresuotąsias šalis tenkinantis produktas, jis laiku perduodamas padaliniams, integruojamas į esamą organizacijos IT infrastruktūrą. Taip formaliai užbaigiamas programinės įrangos kūrimo projektas. Tačiau sėkminga jo pabaiga, neužtikrina, kad bus įtvirtintos naudos, kurios turi būti pasiektos su efektyviu produkto naudojimu.
Ši užduotis dažnai paliekama atskirų padalinių vadovams, kurie galbūt tik dalinai dalyvavo projekto įgyvendinime. Štai čia atsiranda problema, jog iki tol struktūrizuotas ir nuoseklus procesų valdymas, svarbiausiame etape gali tapti neorganizuotas, remtis bandymų ir klaidų taisymo metodika. Tai gali kainuoti ne tik daug laiko ir papildomų investicijų, bet ir lemti, kad sukurta programinė įranga taip ir neužtikrins planuotų naudų ir investicijų grąžos. Rizikos kyla dar projekto iniciavimo fazėje, nes uždara projekto valdymo struktūra nepilnai ar netinkamai įvertina vartotojų lūkesčius naujai sistemai, galimą pasipriešinimą, atskirų padalinių gebėjimus.
Pasitelkiant pokyčių valdymo kompetencijas jau pradiniame etape galima numatyti poprojektines rizikas, valdymo ir resursų poreikį sistemos įtvirtinimui, sistemos savininko (jeigu tai kitas organizacijos padalinys) palaikymą, vadovybės laukiamos grąžos ir rezultatų užtikrinimo veiksmus. Jau inicijavimo etape pokyčio vadovas, tarpininkaudamas tarp produkto kūrimo komandos ir organizacijos padalinių, analizuodamas ir vertindamas ne tik formalius veiksnius, bet ir neformalių organizacijos socialinių ryšių struktūrą, gali numatyti, kaip būsimi pakeitimai paveiks visas suinteresuotąsias šalis, suplanuoti, kaip turimas žinias paversti organizacijos efektyvia pažanga.
Pokyčių valdymas ir projektų valdymas: kuo jie skiriasi?
Pokyčių ir projektų valdumo disciplinos skiriasi ir siekia skirtingų tikslų organizacijų veikloje. Vis dėlto jos retai gali veikti viena be kitos. Skirtumų suvokimas tarp šių metodikų (disciplinų) padės tinkamai jas integruoti, siekiant sisteminių ir kokybiškų pokyčių.
Apimtis:
Pokyčių valdymas: Ši kompetencija vertina ne tik procesų, bet ir žmogiškųjų pokyčių pusę. Užtikrina sklandų bei efektyvų perėjimą nuo dabartinės prie būsimos praktikos ir procedūrų. Pokyčių valdymas analizuoja skirtingų žmonių roles, procesus ir įrankius. Įprastu atveju, pokyčių vadovai įsitraukia į strateginius organizacinius pokyčius, kurie gali turėti įtakos verslui arba vidinei aplinkai, kultūrai. Pokyčių valdymo ribos yra plačios ir tik iš dalies apibrėžtos, joms paliekama galimybė kisti.
Projektų valdymas: Ši vadybos sritis atsakinga už žinių, įgūdžių priemonių ir metodų pritaikymą projektui, kurie atitinka apibrėžtus projekto reikalavimus. Projektų valdymas apima žmonių, procesų ir metodikų įveiklinimą planuojant, inicijuojant, vykdant, stebint ir uždarant laikinas iniciatyvas. Projektai įgyvendinami, siekiant konkretaus rezultato ir tik idealiu atveju ir brandžiose organizacijos vieno projekto apimtis vertinama kaip strateginių tikslų, visų organizacijos projektų portfelio, dalis. Vis tik, itin dažnai projekto apimtyje nėra įtrauktas rezultatų įtvirtinimo etapas bei tolimesnio panaudojimo efektyvumo matavimas.
Atsakomybė:
Pokyčių valdymas: Pokyčių vadovas prisiima atsakomybę už tai, kad visi įgyvendintų projektų rezultatai atitiktų įmonės poreikius, o planuotos naudos būtų ne tik pasiektos, bet ir ilgam įtvirtintos. Siekia, kad pokyčių įtakojami padaliniai ir jų darbuotojai kuo anksčiau įsitrauktų, taptų savo pokyčių dalies savininkais, įgalintų pakeitimus ir juos įtvirtintų patys. Koordinuoja poprojektines korekcijas, užtikrinančias efektyvumo ir organizacijos kompetencijų augimą.
Projektų valdymas: Projektų vadovas prisiima atsakomybę už projekto planavimą ir įgyvendinimą laiku, efektyviai, numatyto biudžeto ir sutartos kokybės rėmuose. Projektų valdymas dažniausiai neapima poprojektinių procesų, kurie yra būtini sukurtus rezultatus įdiegti organizacijoje.
Interesų laukas:
Pokyčių valdymas: Pokyčių vadovai nuolatos vertina vidinius ir išorinius veiksnius, procesus ir suinteresuotų asmenų (itin dažnai darbuotojų) grupes, kurias veikia numatomi pokyčiai.
Projektų valdymas: Projektų vadovai identifikuoja procedūras ir procesus, reikalingus įgyvendinti techninius projekto reikalavimus.
Projektų ir pokyčių vadovų pareigos:
Pokyčių valdymas: Pokyčių vadovai rengia ir įgyvendina strategijas, skirtas efektyviai valdyti pokyčius. Jie veikia aukščiausiu lygiu ir padeda organizacijų vadovams pasiekti užsibrėžtų įmonės rezultatų. Suteikia žinias ir įrankius numatyti ir užtikrinti sklandų kaitos procesą. Veikdami proaktyviai, įtraukia suinteresuotąsias šalis ir mažina galimą pasipriešinimą. Vaidina vieną svarbiausių vidinių ir išorinių organizacijos ryšių palaikymo vaidmenį kaitos metu. Skiria didelį dėmesį žmonėms, jų socialiniams ryšiams, nuolat vertina pokyčių poveikį jiems. Planuoja ir įgyvendina korekcinius veiksmus, sprendžiant problemas ar kylant rizikoms.
Projektų valdymas: Projektų vadovas valdo projektus nuo inicijavimo iki pabaigos, koordinuoja komandos užduotis, kad užtikrintų sėkmingą suinteresuotųjų šalių formalių tikslų įgyvendinimą suplanuotu laiku. Projekto vadovas palaiko ryšį, susijusį su projekto veikla, su visais suinteresuotaisiais subjektais ir yra atsakingas už tai, kad projektai liktų suplanuotoje apimtyje. Jo projektų valdymo žinios ir patirtis yra naudojama padėti komandos nariams ir kitoms suinteresuotosioms šalims efektyviai bendradarbiauti ir priimti pagrįstus, kontroliniais rodikliais paremtus, sprendimus. Projektų vadovai dirba su įmonės vadovybe siekdami užtikrinti, kad projektai atitiktų bendrą verslo strategiją.
Kodėl organizacijoje būtina pokyčių valdymo kompetencija?
Visi organizacijos projektai turėtų būti suderinti su strateginiais tikslais, tačiau dažnai jų iniciavimo metu nepakankamai vertinamas ne tik poveikis ilgalaikiams įmonės finansiniams rezultatams, veiklos tęstinumui ir efektyvumui, procesams, bet ir žmonėms ir jų socialiniams ryšiams organizacijoje, kultūrai, organizacijos santykiui su išorine aplinka. Projekto naudos dažnai vertinamos tiesioginių investicijų atsiperkamumo skaičiavimo modeliais, kurie retai parodo ilgojo laikotarpio naudas. Taip pat retai planuojama poprojektinė naudų įtvirtinimo kontrolė, tiesiogiai prisidedanti prie organizacijos efektyvumo ir brandos ilgalaikės plėtros. Profesionalus pokyčių valdymas ir jo integracija su strateginių organizacijos projektų valdymu įgalina organizacijos proaktyvumą ir lankstumą, gebėjimą veikti neapibrėžtose situacijose, gebėjimą priimti kokybiškus sprendimus tiek dar vykdant, tiek jau užbaigus projektus.
